Materi pertemuan ke-13 "GROUPWARE SYSTEM" matakuliah : Interaksi Manusia dan Komputer

.1 Pendahuluan

Groupware adalah perangkat lunak yang secara khusus di desain untuk mendukung pekerjaan kelompok dengan kebutuhan bekerja sama. Fungsi dari grupware bukan sekedar alat bantu komunikasi. Klasifikasinya :

1. Kapan dan dimana para partisipan bekerja.

2. Fungsi yang dilakukan untuk kerja kooperatif.

Terdapat berbagai masalah khusus dan sulir dengan adanya implementasi groupware.

Kalrifikasi groupware dengan matriks waktu dan ruang , seperti:

1. Kapan (when) Para partisipan bekerja,dalam waktu yg sama / tidak

2. Dimana(where) Para partisipan bekerja,dalam waktu yg sama / tidak

Dimesi ruang juga dapat menjadi dimensi gegrafis dan dibagi dalam colocated(tempat yang sama ) dan remote (tempat yang berbeda).

Kalsifikasi Groupware dengan fungsi

Terminologi kerja kooperatif berarti ada 2 atau lebih partisipan. P.Partisipan ini berhubungan satu sama lain dalam pekerjaan dan juga berinteraksi dengan bermacam tool dan produk.

Pemahaman ini diimplikasikan dalam percakapn atau dalam diagram atau tesk secara eksplisit.untuk beberapa pekerjaan seperti penelitian, dan pengelolaan.

12.3 Komunikasi Media komputer

Secara implisit dalam istila groupware dan CSCW,diman terdapat dua atau lebih partisipan dan mereka berkomunikasi satu sama lain,kadang kala komunikasi yang baik saja tidaklah cukup.

12.3.1 Email dan papan Buletin

Famillier dan Grouware Tersukses yang ada saat sekarang ini :

Penerima Email :

- Langsung dalam To: field

- Salinan dalam CC: field

Pengiriman indentik – berbeda dalam hal tujuan sosialnya . Secara teori ada sudut pandang user,mekanisme pengiriman e-mail tidak perlu menjadi masalah. Yang perlu diperhatikan hanya penggunaan telepon.

Perbedaan dia antara email dan bulletin boards (BBs):

- Fan out

o One-to-one,email,komunikasi langsung.

o One-to-many,email,daftar distribusi.

o BBs.distribusi broadcast(siaran).

- Kontrol

o Pengirim – email,daftar distribusi pribadi

o Administrator-email,daftar distribusi saling berbagi(Shared).

o Penerima-BBs,Sub-cription(berlangganan)ke topik tertentu.

12.3.2 Sistem Pesan Terstruktur

Masalah umum yang biasa terjadi pada sistem email dan konfersi elektronik adalah overload.masalah ini terjadi jika daftar peserta semakin panjang yang kemudian akan menyebabkan pesan email yang diterima juga menjadi semakin besar.

Bebrapa bentuk sistem pesan terstruktr telah dikembangkan. Seperti information lens.suatu filter yang membagi pesan yang datang dalam beberapa kategori misalkan kepentingan atau subjek masalah.

Sistem pesan terstruktur bersifat asynchronous/remote:

- Email super – persilangan ataran email dan database

- Pengirim mengisi pada field /kolom khusus.

- Penerima memfilter dan mengurutkan mail yang masuk berdasarkan ini field/kolom.

12.3.3 ICQ

Dengan semakin berkembangnya teknologi.semakin banak muncul pesan instant sperti ICQ yang dimulai dari perusahaan kecil di Israel sejak tahun 1996.

12.3.4 Instant Messengers

Instant messengers seperti yahoo messenger,msn,dsb. Merupakan suatu fasilitan yang disediakan untuk mengirim pesan dan mendapatkan umpan balik secara langsung. Fasilitan yang ditawarkan oleh yahoi bukan hanya untuk mengirim pesan saja namun bisa dengan suara atau camera .

12.3.5 Layanan Pesan Singkat (SMS)

Layanan ini merupakan suatu fitur dan protokol manajemen internal . SMS terdiri dari 160 karakter,baik teks maupun angka,komunikasi berupa Face to Face.

12.3.6 Konfersi dan Komunikas Video

Video konversi merupakan sebuah teknologi yang digunakan untuk transfer data video untuk berkomunikasi tatap muka.teknologi ini membantu mengatasi biaya dan jarak

Teknologi yang digunakan ISDN + kompersi vidfeo dan internet + webcam.

12.4 Pertemuan Sistem Pendukung Keputusan

Ada 3 jenis sistem yang digunkan untuk keperluan ini yaitu:

1. Alat bantu argumentasi

a. Asynchronous co-located

b. Mencata argumen2 untuk keputusan desain

2. Ruang pertemuan/rapat

a. Synchronous co-located

b. Dukungan elektrinik untuk pertemuan tatap muka

3. Bidang gambar saling berbagi

a. Synchronous remote

b. Papan menggambar saling berbagi dalam jangkauan

12.4.1 Alat Bantu Argumentasi

Mempunyai 2 tujuan, sperti memperingatkan desainer mengenai alasan2 atas keputusan yang diambil dan dasar pemikiran diantara tim desain

Mode kolaborasi atau kerjasama seperti term sangat lama dan terkadang juga menggunakan sinkron,seperti IBIS(Issue Based Information System).

Ada berbagai jen is node , yaitu:

1. Isu : contoh. ‘jumlah tombol mouse’

2. Posisi: contoh,’hany satu tombol’

3. Argumen:contoh, ‘ mudah untuk pemula’

12.4.2 Ruang pertemuan

Suatu ruan pertemuan dirancang menggunkan peralatan elektronik untuk pertemuan seperti terminal individu

Mode2 yang bervariasi seperti brainstorming.penggunaan pribadi.WYSIWIS – ‘what you see is what i see’

12.4.3 Isu Untuk Kerjasama

Alat bantu argumentasi:

1. Kontrol berbarengan

a. Dua orang mengakses node yg sama

b. Satu orang adalah pengirim node

2. Mekanisme notifikasi /pemberitahuan: Pengetahuan mengenai perubahan pihak lain

Ruang pertemuan:

1. Floor holders(pihak yg berwenang)

2. Siapa yang dapat men ulis dan kapan : solusi  : penguncian + protokol sosial

3. Grup pointer (penunjuk kelompok

12.4.4 Bidang Kerja Saling Berbagi

Ruang pertemuan adalah dalam jangkauan, tetap diperlukan audio dan video untuk diskusi agar mempermudah dalam menemukan kesepakatan bersama.

12.5 Aplikasi dan Artefak saling berbagi

Berbagai modalitas yang berbeda:

1. Shared windows – synchronous remote/Co-located

2. Shared editors - synchronous remote/Co-located

3. Co-autoring sysytems – kebanyakan asynchronous

4. Shared diaries - kebanyakan asynchronous remote

5. Shared information – sembarang namun kebanyakan asynchronous

12.5.1 Shared editor

Mampu berupa teks atau grafik ,yang bekerja sama saling berbagi.

Pada dasarnya ada bebrapa hal yang perlu di perhatikan pada shared editor :

1. Editor yang memperhatikan kolaborasi.

2. Satu dokumen – beberapa pengguna.

3. Serupa dengan layar, saling berbagi dalam ruang pertemuan dengan permasalahan pengelolaan wewenang yang sama!

4. Permasalahan tambahan adalah pandangan jamak

12.5.2 Co-authoring System

Shared text editing merupakan kegiatan yang memerlukan waktu yang pendek .paling lama beberapa jam merpakan bentuk kerja sinkron sendagkan, Co-authoring memerlukan waktu yang lebih lama , dalam minggu atau bulan , merupakan bentuk kerja asinkron.

12.5.3 Shared Diary

Iide dari sistem ini sederhana, yakni bahwa setiap orang menggunakan shared electronic diary. Hal ini berlaku sama jika menggunkan personal computer dan pocket organizers.

isu untuk bekerja sama :

1. Privasi siapa yang dapat melihat entri catatan harian saya ?

2. Control siapa yang dapat menulis dalam catatan harian saya ?

12.6 komunikasi Melalui Artefak

Kapan kita mengubah aplikasi saling berbagi (shared application) :

1. Kita dapat melihat efeknya – feedback (umpan balik)

2. Kolega kita dapat melakukannya juga – feedthrough (umpan lewat)

Shared data (saling bagi data) dapat dijumpai di mana-mana :

1. Shared files dan shared database

2. Casework files (sering non-elektronika

3. Passing salinan elektronika dokumen

4. Passing salinan spreadsheet (lembar kerja)

12.7 kerangka Kerja Groupware

Kerangka kerja groupware sepert :

1. Matriks waktu dan ruang

2. Shared informasi

3. Komunikasi dan kerja

4. Awareness (kesadaran)

12.7.1 Matriks Waktu dan Ruang

Peninjauan kembali matriks waktu dan ruang, pekerjaan remote (konverensu video converence, video –dinding) dan co-located (ruang pertemuan) yang jarang memiliki komunikasi. Membutuhkan groupware yang unsychronised.

Matrix ini menjadi bahasa yang umum digunakan pada lingkungan CSCW (Computer-Supported Cooperative Work) dan dapat digunakan selama perancangan sebagai salah satu keputusan awal untuk interaksi yang akan dirancang.

12.7.2 Membagi Informasi

Berbagi informasi merupakan salah satu bagian dari groupware. Pada bagian ini ada granularitas sharing yang merupakan cara dan tekhink pembagian informasi. Pembagian informasi bias dilakukan dengan memiliki ukuran porongan seperti Kecil -> mengedit kata atau kalimat yang sama dan Besar -> seksi atau bagian atau keseluruhan dokumen serta frekuensi update yang terdiri dari: Sering -> setiap karakter dan Jarang -> pada ‘pengiriman’ eksplisit.

Tipe pembagian object seperti:

1. Linear transcript (seperti: teks chat) yang bersifat monotonic dengan hanya menambah informasi dan membuat sesuatu lebih mudah.

2. Shared add-only hypertext yang bersifat monotonic dan tidak berurutan

3. Whiteboard bersifat monotonic dan tidak berurutan dan tidak terlepas dari pemghapus dan user yang mendefinisi strukturnya

4. Complex object  shared hiperteks atau file system

12.7.3 Integrasi Komunikasi dan Kerja

Kerja kooperatif melibatkan partisipan (siapa yang bekerja) dan artefasak (dimana mereka bekerja). Deiksis berfungsi sebagai penunjuk atau penentu perspektif partisipan dalam tindakan bicara atau menulis yang direfrensikan ke objek kerja. Feedthrough untuk komunikasi melalui artefak dan pengklasifikasian groupware oleh fungsi yang didukung.

Groupware yang baik bersifat terbuka terhadap semua aspek koprasi atau kerja sama.

12.7.4 Awareness

Kesadaran dalam suatu erjasama sangat penting karena  dengan kesadaran akan sesuatu bias mengetahui apa yang sedang terjadi jika suatu system digunakan dan dengan siapa kita melakukan komunikasi dana pa yang telah terjadi dan mengapa hal itu terjadi.

12.8 Implementasi Groupware

Implementasi dari suatu grupware seperti feedback dan network delays,architectures groupwere, feedthrough dan network traffic, toolkits, robustness dan scaling.

12.8.1 Umpan Balik dan Jeda pada Jaringan

Umpan blik dari suatu komunikasi tidak terjadi secara langsung.

12.8.2 Arsitektur Groupware

Arsitektur alternative groupware :

• Centralized (clientserver architecture)

• Replicated

Arsitektur terpusat merupakan kopi tunggal aplikasi dan data :

• Client-server

• Master-slave

Replikasi, merupakan kopi untuk semua workstation :

• Replikasi (peer to peer)

• Local feedback

• Race Condition

Arsitektur setengah jalan :

• Local coppy application  + central database

• Cache data local untuk umpan balik

• Beberapa hidden locking

12.8.3 Feedthrough dan Network Traffic

Perlu untuk memberikan informasi pada semua klien yang lain mengenai perubahan yang terjadi. Solusinya dengan meningkatkan granularitas dan mengurangi frekuensi umpan balik.

12.8.4 Graphical Toolkist

 Widget pada graphic toolkist berfungsi untuk membuat interface single user dna salah satunya menggunakan komponen yang sama untuk membentuk groupware.

12.8.5 Robustness dan Skalabilitas

Tip yang berhubungan dengan groupware :

• Network atau server feil

• Client feil (kerusakan kode), pencegahannya :

 Robust

 Reconfigure

 Resychronise

• Kesalahan dalam pemrograman

• Rangkaian kejadian tak terlihat

12.8.6 Skala dan Pengujian

Skala dan pengujian merupakan sesuatu yang sulit, seperti skala ketahanan dengan menggunakan algoritma sederhana, cara pengujian ketahanan ialah :

• Booting ulang system

• Simulasikan high load

• Uji coba

12.9 CSCW (Computer-Supported Cooperative Work)

Level penyebab kegagalan pada system :

• Komunikasi tatap muka (face to face)

• Percakapan (conversation)

• Komunikasi berbasis teks

• Pekerjaan kelompok (group working)

• Isu-isu organisasi

12.9.1 Komunikasi Tatap Muka

Komunikasi tatap muka merupakan bentuk komunikasi yang primitive.  Mekanismenya paling canggih. Komunikasinya tidak hanya meliputi percakapan dan pendengaran,juga menggunakan bahasa tubuh dan tatap mata.

12.9.2 Turn Taking

Turn taking adalah proses dimana peran dari pembicara dan pendengar bertukar tempat. Dalam prosespertukaran ini saluran kembali biasanya merupakan bagian yang penting. Proses turn taking terjadi karena :

1. Pembicara menawarkan kesempatan kepada pendengar secara eksplisit, misalnya mengajukan pertanyaan.

2. Pembicara memberikan Gap singkat pada pembicara. Gap turn offering membentuk bagian pusat dalam memperoleh saluran respon baik dan dalam negosiasi turn taking.

12.9.3 Percakapan

Banyak analisis percakapan difokuskan pada percakapan antar dua orang, tetapi ini berkaitan dengan social chat dan ada beberapa pemahaman sosiologis dan psikologis dari percakapan yang diperlukan. Ada tiga mafaat dari teori percakapan dalam CSCW :

1. Dapat digunakn untuk menganalisis catatan (transkip), misalnya dalam konverensi elektronik.

2. Digunakan sebagai penunjuk untuk keputusan desain.

3. Dapat digunakan untuk mengarahkan desain, menstrukturkan sistem dengan teori.

12.9.4 Struktur Percakapan Dasar

Struktur percakapan yang paling dasar adalah turn taking. Percakapan dalam setiap giliran disebut dengan ucapan dan ungkapan.contoh dari percakapan dasar seperti :

Alison : Do you fancy that film

Brian :the uh (500ms) with the black ct

‘The Green whatsit’

Alison : yeah, go at uh ...

(looks at watch – 1.2s)... 20 to?

Brian : sure

Brian : Do you want some gateau?

Alison : is it very fattening?

Brian : yes, very

Alison : and lots of chocolate?

Brian : masses

Alison : I’ll have a big slice then.

12.9.5 Konteks Dalam percakapan

Setiap ucapan dan fragmen dari percakapan sagat tergantung pada konteks yang digunakan untuk menghilangkan ambiguitas ucapan. Ada dua type konteks dalam percakapan :

1. Konteks External: Referensi pada lingkungan.

2. Koteks Internal: Referensi percakapan sebelumya.

Bentuk khusus dari kebergantungan terhadap konteks adalah referensi deistik. Dengan adanya penunjukan dengan jari (pointed finger), konteks external akan terlihat jelas. Secara umum, topik megacu percakapan. Melihat pda percakapan yang berhubungan dengan tugas (task related), pengucapan diklarifikasikan dalam 3 jenis:

1. Substantive, relevan secra langsung dengan pembukaan topik.

2. Annotative, pnunjukan klarifikasi, elaborasi, dll.

3. Procedural, membicarkan tentang proses kolaborasi itu sendiri.

Breakdown and repair. Kemacetan dalam komunikasi terjadi apabila terdapat fokus dari pembicara dan pendengar. Selain frekuensi kemacetan dalam percakapan normal, komunikasi biasanya tidak berpengaruh karena perbaikan yang sangat efisien.

Constucting a shared understanding. Arti yang tepat dari konteks menjadi penting dan bahasa yang dibentuk digunakan untuk mengurangi abiguitas. Perbedaan utama antar buku dan percakapan adalah bahwa percakapan bersifat interaktif.

12.9.6 Speech Act Theory

Speech act theory berpengaruh dan kontroversi dalam CSCW. Tidak hanya sebagai teknik analisis tetapi juga digunakan sebagai acuan untuk perancangan sistem komersial. Seperti contoh :

“jika saya lapar”

1. Arti proposional adalah saya memang merasa lapar.

2. Indikasi efek adalah pernyataan kenginan untuk meminta aksi pendengar “berikan saya sedikit makan.”

Beberapa percakapan atau pengucapan memnyebabkan perubahan pada apa yang telah diucapkan. Misalnya pada pengucapan penghulu yang menikahkan. Ada bebrapa percakapan umum lain yang seperti Cfa, yaitu:

1. Percakapan untuk klarifikasi biasanya dimasukan dalam Cfa untuk mengklarifikasiaksi yang diminta.

2. percakapan untuk kemungkinan melihat aksi selanjutnya.

3. Percakapan untuk orientasi membangun suatu aksi selanjutnya.

Cfa merupakan bentuk percakapan yang meluas dan dibangun dengan baik. Percakapan yang kreatif memiliki bentuk struktur yamg lebih sedikit.

12.9.7 Komunikasi Berbasis Teks

Dalam groupware yang a-sinkron (dan beberapasistem singkron), bentuk komunikasi langsung yang dominan adalah berbasis teks. Komunikasi berbasis teks dalam sistem groupwave adalah seperti tiruan dari percakapan sehingga terdapat beberapa masalah dalam mengadaptasi dua media. Ada 4 tipe komunikasi tekstual dalam groupwave :

1. Discrete : pesan langsung seperti dalam email.

2. Linear :  pesan partisipan ditambahkan pada akhir dari transkip catatan tunggal.

3. Nonliner : saat pesan dihubungkan ke yang lain dalam model hiperteks.

4. Spasial : di mana pesan diatur dalam permukaan dua dimensi.

Grounding constraint adalah sifat dari channel dimana para pembicara berkomunikasi, meliputi:

1. Contemporality ucapan didengar segera setelah diucapkan.

2. Simulaneity partisipan dapat mengirim da menerima pada waktu yang bersamaan.

3. Sequence ucapan ucapan diurutkan.

12.9.8 Pengelolaan Konteks

Konteks pemanggilan kembali (recall) adalah hal yang essensial untuk mencegah keracunan. Teks kehilangan konteks eksternal, karenannya deiksis terkait dengan objek yang saling bagi dapat membantu mengatasi hal ini.

12.9.9 Langkah dan granularitas

Dalam percakapan, pengembalian serig hanya beberapa menit lamanya. Pada konfirmasi minor dan back channel, langkahnya lebih cepat lagi. Pengembalian atau respons back channel setiap beberpa detik. Langkah dari percakapan adalah retata dari deretan pesan yang terhubung dan yang terjawab. Selain dengan menurunkan klarifikasi ungkapan individu, interaktifitas menjadi penting dalam menentukan arah pembicaraan. Dalam sistem berbasis hiperteks dapat diperluas dengan beberapa cabang dari pohon percakapan.

12.9.10 Permainan Percakapan

Percakapan seperti suatu permainan, teks linier merupakan bagian dari permainan percakapan. Partisipan memilih ucapan mereka dan hiperteks dapat mengikuti bagian dari percakapan secara bersamaan.

12.9.11 Kerja Kelompok

Perilaku kelompok lebih kompleks terutama apabila kita memperhatikan hubungan sosial yang dinamis selama bekerja dalam kelompok.

12.10.1 Dinamika Kelompok

Peran dan hubungan di dalam kelompok dapat berubah secara dramatis dalam suatu kurun waktu saat melaksanakan suatu pekerjaan. Nama peran seseorang dapat menimbulkan masalah. Misalnya, seorang disebut penulis buku tetapi sebenarnya ia hanya memberikan ide dan komentar lain dan tidak menulis satu katapun.

Sistem groupwave, misal tool argumentasi, dapat membantu dengan mencatat sejarah dari kelompok. Perancang groupwave harus menyadari bahwa anggota baru dapat masuk dalam kelompok dan mendesain software sesuai kelompok itu.

12.10.2 Lingkungan Fisik

Orientasi peralatan komputer dapat mempengaruhi kerja kelompok. Semua partisipan harus bisa saling melihat melihat satu sama lain. Pada ruang pertemuan elektronik manajer tidak harus duduk di depan karena layar yang di depan dapat di control dari semua terminal dan manajer lebih baik duduk di belakang sehingga mereka bisa mengamati para peserta tanpa harus melepas pandagan dari layar.

12.10.3 Kognisi Terdistribusi

Berpikir tidak hanya terjadi dalam kepala tetapi juga dalam hubungan eksternal dengan benda di dunia dan dengan orang lain. Pandangan ini di sebut dengan kognisi terdistribusi. Kognisi terdistribusimemiliki pengaruh besar pada cara melihat kerja kelompok, bahkan juga pada kerja individual.

Ringkasan pertemuan ke-13 

*Group adalah perangkat lunak yang secara khusus di desain untuk mendukung pekerjaan kelompok dengan kebutuhan bekerja sama. Secara teori ada sudut pandang user, mekanisme pengiriman e-mail tidak perlu menjadi masalah.

* Sistem pesan terstruktur bersifat asynchronous/remote :

- Email super-persilangan antara email dan data base

-Pengiriman mengisi pada field/kolom

- Penerima memfilter dan mengurangi mail yang masuk berdasarkan ini field/kolom

* Instant messenger seperti yahoo messeger, msn, dsb. Merpukan suatu fasilitas yang disediakan untuk mengirim pesan dan mendapatkan umpan balik secara langsung. 

* Video konversi merupakan sebuah teknologi yang digunakan untuk transfer data video untuk berkomunikasi tatap muka.

* Ada 3 jenis sistem yang digunakan untuk keperluan yaitu: 

1. Alat bantu argumentasi 

2. Ruang pertemuan /rapat

3. Bidang gambar saling berbagi 

* Shared text editing merupakan kegiatan yang memerlukan waktu yang pendek paling lama beberapa jam merupakan bentuk kerja sinkron sedangkan, Coauthoring memerlukan waktu yang lebih lama, dalam minggu atau bulan, merupakan bentuk kerja asinkron.

* Kerangkan kerja groupware seperti: 

1. Matriks waktu dan ruang 

2. Shared informasi 

3. Komunikasi 

4. Awareness (kesadaran)

*Ada tiga manfaat dari teori percakapan dalam CSCW:

1. Dapat digunakan. untuk menganalisis catatan (transaksi)

2. Digunakan sebagai petunjuk untuk keputusan desain

3. Dapat digunakan untuk mengarahkan desain, menstrukturkan sistem dengan teori.